如何按出差、项目或公司整理业务收据

1. 用容易辨认的名称建立文件夹

先想一想日后会如何查找这些记录。「槟城客户拜访 · 2026 年 10 月」比「行程 1」更清楚。若工作经常重复，可统一使用客户、项目和月份的命名方式。文件夹用于整理辅助收据，不会建立独立账户，也不能取代公司的会计记录。名称若可能随文件分享，避免包含不必要的客户敏感资料。

• 选择自己容易辨认的出差、项目或公司名称。
• 重复项目可加入月份或工作编号。
• 避免在可能对外分享的名称中写入客户机密。

2. 加入收据，再检查已保存的资料

打开收据，点按上方的 +，选择已有文件夹或建立新文件夹。通过「收据 > 文件夹」管理分组。扫描后，完成扫描步骤，再检查已保存的收据资料。对照图片核对商家、收据日期、发票号码和最终总额，修正错误后才标记已验证或导出。

• 确认最终总额，不要只看小计。
• 检查收据印刷日期；列表先按收据日期，再按扫描日期排列。
• 验证勾号代表你已检查资料，不代表税务扣除获批。

3. 连同筛选条件一起查看文件夹支出

在「分析」选择文件夹后，也要检查其他正在使用的筛选条件。月份、类别或申报类型会影响显示的收据和金额。如果分组看起来不完整，先检查筛选条件、收据日期，以及收据是否已加入文件夹。显示的是所选记录的支出合计，并非已批准的税务申报金额。

• 确认文件夹名称和所选期间。
• 检查是否有收据日期落在所选月份之外。
• 同时比较收据数量和支出总额。

4. 导出或重新整理，保留原始收据

在「导出」选择文件夹，先核对选择摘要，再生成文件。也可在「收据 > 文件夹」调整分组或删除文件夹。把收据移出文件夹、或删除文件夹，都只会取消分组；删除收据本身是另一项独立操作。大幅整理前，请使用应用备份功能，并把最新备份保存到 Claim Kira 以外的位置。

• 分享导出文件前，检查数量和总额。
• 更改分组后，可到「全部收据」查找原始记录。
• 应用备份与交给会计师的导出文件应分开保存。

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